¿Qué es primero la PMO o el Project Manager?

Qué es la Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) es uno de los temas más comentados actualmente en el contexto de la Dirección de Proyectos.

Desafortunadamente existen demasiadas interpretaciones de lo que es una oficina de dirección de proyectos donde para definirla utilizan el marketing empresarial y terminan modificando el verdadero sentido de la intención para su implementación.

Qué es la Oficina de Dirección de Proyectos

En la Guía del PMBOK® – Séptima Edición se menciona, la oficina de dirección de proyectos (PMO) representa una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, herramientas, metodologías y técnicas. Reconociendo que el carácter y la función de una PMO varían entre  las organizaciones, e incluso dentro de la misma organización.

#elaprendizdepm

Las organizaciones establecen una PMO por diversas razones, pero con un beneficio central en mente: mejor dirección de proyectos en términos de cronograma, costo, calidad, riesgo y otras facetas. Las PMO tienen muchas funciones potenciales en la alineación del trabajo con los objetivos estratégicos: involucrar y colaborar con los interesados, desarrollar el talento y obtener valor de las inversiones en los proyectos.

Como se menciona en el párrafo anterior las PMOs no necesariamente son iguales aun en la misma organización, por esta razón parece lógico pensar que, es un error  suponer que copiar la implementación de una PMO en nuestra organización va a funcionar de las misma manera.

Pero ¿Qué es realmente la PMO?

Existen muchas formas de interpretar qué es la Oficina de Dirección de Proyectos, algunas pueden ser por sus objetivos, sus funciones, los servicios que presta, que tipo de actividades realizan, beneficios y ventajas, entre otros.

Qué es la PMO

La que a mi parecer es la mejor forma de explicar qué es y qué debe hacer una PMO es la que se basa en la finalidad de implementar una PMO.

  • Asegurar que la organización cuenta con los elementos necesarios y suficientes para que la dirección de proyectos se realice de la mejor forma posible.
  • Implementar un proceso de mejora continua para que la dirección de proyectos evolucione desde un punto de inicio hasta otro de máxima eficiencia.

Esta finalidad incluye varios aspectos como:

  • Asegurar que la definición e importancia de la dirección de proyectos es la misma en toda la organización y sus integrantes.
  • Qué se implementan las mejores prácticas de dirección de proyectos, adecuadas a los tipos de proyectos.
  • Qué se evalúan y se toman las acciones necesarias para mejorar los resultados de la dirección de proyectos, incluyendo la evaluación de los PMs.
  • Seleccionar, formar y asesorar a los recursos especializados en dirección de proyectos y de la misma PMO.
  • Promover la gestión del cambio referente a la dirección de proyectos en la organización, incluyendo el correcto apoyo de los patrocinadores y la alta dirección.
  • Seleccionar y estandarizar el uso e interpretación de las herramientas tecnológicas en dirección de proyectos.
  • Evaluar que los proyectos cumplen su función definida en los objetivos estratégicos de la organización.

Los aspectos anteriores pueden implementarse a través de diferentes actividades, dependiendo del nivel de madurez en dirección de proyectos de la PMO, de la organización y los equipos de dirección de proyectos.

Si no sabes si la gestión de proyectos es para ti, revisa estos artículos El PM Desconocido y El Aprendiz de PM, te serán de gran utilidad

Es importante comentar que la PMO no se implementa en un día y al otro todos los proyectos son exitosos, la realidad es que la implementación de la PMO y la madurez en dirección de proyectos tienen un proceso de evolución y eso requiere de tiempo y esfuerzo.

Un punto básico en la implementación de una PMO, es definir cómo se va iniciar la dirección de proyectos en la organización y cuáles serán los pasos siguientes hasta llegar a una PMO y organización madura en dirección de proyectos.

Cuál es la definición del Project Manager en tu organización.

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