Qué es la Dirección de Proyectos

¿Qué es la Dirección de Proyectos?, esta pregunta se puede responder de diferentes formas, pero desafortunadamente la mayoría de las veces se responde, en principio desde un modo simplificado (Simplista), de forma que no es posible describir todo lo que en realidad es.

Otras ocasiones, se describe desde un punto de vista poco informado, lo cual provoca un mal entendido, para los que apenas inician en la Gestión de Proyectos.

Sin duda, el idioma es otro factor que influye de forma decisiva, el principal factor es que el idioma de origen de estos términos es el inglés, y al hacer la traducción no siempre existe el  término para describir el significado preciso.

El ejemplo de esto, es precisamente el término "Project Management", la palabra "Management" en inglés tiene un significado amplio y diferentes usos, pero el concepto es fácilmente entendible.

Por el contrario en español, "Management" se puede traducir como Administración, Gestión y Dirección, pero no significan lo mismo. Por tal motivo el PMI tuvo que hacer un análisis para determinar cuál era el término más adecuado. Llegando a la conclusión que el mejor significado es Dirección.

#elaprendizdepm

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Nuestra intención era partir de la primera definición plasmada en el PMBOK publicado en 1987, lamentablemente no pudimos encontrar dicho documento.

La definición en el PMBOK de 1996

"La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer o superar las necesidades y expectativas de las partes interesadas de un proyecto"

En principio, suponemos que esta definición es la misma que se tomo como base para la creación del PMI en 1969 y se publico en 1987.  

Analizando de forma rápida esta definición, nos damos cuenta que es muy general, con lo que podría abarcar demasiadas cosas. También se puede observar que no limita cuáles, cómo y cuándo se deben aplicar estos elementos.

Si no sabes si la gestión de proyectos es para ti, revisa estos artículos El PM Desconocido y El Aprendiz de PM, te serán de gran utilidad

El PMBOK menciona que para una Dirección de Proyectos Efectiva se deben utilizar los conocimientos y habilidades de al menos estas 5 áreas de experiencia

  • Fundamentos de la Dirección de Proyectos.
  • Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación.
  • Comprensión del entorno del proyecto.
  • Conocimientos y habilidades de dirección general.
  • Habilidades interpersonales.

Organización en procesos

La visión mas difundida, es la que organiza estos elementos (conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas) en procesos. Esto es, en la forma de entrada, proceso y salidas.

Estos procesos se han organizado de diferentes formas.

Dependiendo la versión del PMBOK , existen mas o menos numero de procesos.

Algo que si ha sido consistente en las ultimas versiones es que lo organizan en 5 grupos de procesos:

  • Inicio
  • Planeación
  • Ejecución
  • Monitoreo y Control
  • Cierre

Al mismo tiempo se organizan en 10 áreas del conocimiento:

  • Integración
  • Alcance
  • Costo
  • Tiempo
  • Calidad
  • Comunicaciones
  • Riesgos
  • Procuración
  • Recursos Humanos
  • Gestión de los interesados

La Dirección de Proyectos creció de tal forma, que se hizo necesaria una nueva clasificación que no estaba considerada al principio:

  • Proyectos
  • Programas
  • Portafolios

#elpmdesconocido

Pero en realidad ¿Qué es la Dirección de Proyectos?

En los últimos años y a través de una dinámica de marketing empresarial, se ha llegado a considerar que la dirección de proyectos, es solo la aplicación de ciertos pasos (Metodología), y que esto será suficiente para lograr un proyecto exitoso.  Esta es la principal razón por la que en la mayoría de los casos no da los resultados esperados.

Esta visión pierde de vista el principal objetivo del proyecto. La realización eficiente de un Producto o Servicio.

La evidencia mas importante de este diagnostico, es que en la mayoría de los proyectos no se toma lo opinión del experto en la elaboración del propio producto. En cualquier proyecto se puede corroborar lo mencionado, con solo saber que no se tiene identificado, documentado y comunicado el ciclo de vida del producto.

 Es importante mencionar que el ciclo de vida del producto, determinará el ciclo de vida del Proyecto.

Otra evidencia importante, es que no se identifican las etapas necesarias para la elaboración del dicho productos. Es decir, no se elabora adecuadamente el WBS del producto.

Dando como resultado una serie de estimaciones incorrectas.

 

A partir de lo anterior podemos comentar que la Dirección de Proyectos se divide en dos etapas.

Primera, es saber todo lo referente a como se realiza el producto o servicio que queremos elaborar. En el caso que no sepamos como, ese justamente podría ser nuestro proyecto.

 

Segunda, es hacer la gestión de los recursos necesarios de forma eficaz para la realización de nuestro producto, esto incluye el cumplimiento de los indicadores de éxito y la satisfacción de los interesados, entre otros.

¿Cómo aplico estos elementos?

También se ha considerado que la metodología se debe aplicar de forma homogénea a todos los proyectos,  pero también es un error.

Recordemos que no todos los proyectos son iguales, y por tanto no necesariamente es necesaria aplicarla de la misma forma.

El PMBOK lo menciona de la siguiente forma:

"Esto no significa que el conocimiento, las habilidades y los procesos deban aplicarse siempre de forma uniforme a todos los proyectos. El director de proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre es responsable de determinar que procesos son apropiados, y el grado de rigor apropiado para cada proceso, para cualquier proyecto dado."

Por esta razón, parte de la segunda etapa es, determinar que procesos y el grado de detalle con el que serán usados.

forma de aplicación

Referencia

que es en la realidad -- trabajo en

 

Para revisar que actividades se deben realizar para aplicar y obtener la Certificación tenemos el post Proceso de Certificación PMI donde lo podrás revisar con mayor detalle.

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